Delegálni jó! És nem csak a munkahelyen

Az, hogy a 20. század végére felgyorsult az élet, ma már szinte közhely. Mégis rákényszerülünk, hogy úton-útfélen megemlítsük, hiszen az életmódunkat alapjaiban rengette, rengeti meg ez a gyorsaság. A családunk, az oktatási intézmények, munkahelyek, egyházközségek, sportegyesületek vagy bármilyen közösség, amely felé elköteleződünk, rengeteg feladattal lát el bennünket. Többet, gyorsabban, hatékonyabban szeretnénk elérni, ugyanakkor a világ tőlünk is ezt várja: legyünk tökéletesek, gyorsak, hatékonyak. Csakhogy ez a gondolkodás előbb vagy utóbb kiöli belőlünk a lelket és lélektelenné teszi a világunkat.

Léteznek azonban olyan hatékony eszközök, amelyeket ugyan sokszor épp a munkamániás üzleti világ alakított ki a hatékonyságnövelés céljából, de a magánéletben alkalmazva segíthet megőrizni az egyensúlyt a munka, a család, a közösség és az egyéni jóllét között. Egyik ilyen eszköz a delegálás.

A delegálás szigorúan véve a feladatok és a felelősségek átadását jelenti olyanoknak, akiknek képességük és szakértelmük van az adott feladat hatékony elvégzésére.

Fontos megjegyezni, hogy nem csupán a feladat leosztásáról van szó, hanem a teljes felelősség átadásáról, méghozzá olyan valakinek, akiről feltételezzük, hogy hatékonyan elvégzi. Ez nem jelenti azt, hogy egészen pontosan ugyanúgy, ahogyan mi végeznénk. Mások vagyunk, nem várható el senkitől, hogy a mi munkamódszerünkkel vagy az általunk képviselt minőségben végezze el a munkát. Amennyiben az illető képességeiben megbízunk, adjunk teljes döntési és felelősségi szabadságot, hogy úgy oldja meg a helyzetet, ahogyan szeretné.

A tavaszi szünetben férjemre hárult a fürdőszoba takarítása. Harci hévvel vonult be a rongyokkal és vegyszerekkel, majd egy egész órán keresztül nem láttam. A saját munkám végeztével bevonultam, hogy lezuhanyozva felkészüljek a nagyheti szertartásokra. Ahogy csorgattam magamra a forró vizet, egyszerre megakadt a szemem a tükrös szekrényen. A kozmetikumaim szanaszéjjel elborították a szekrényt, épp, ahogy reggel hagytam. A szemem a tükröt borító mancsnyomokra, majd a csurig töltött kukára tévedt. Mégis mi történt itt egy órán át?! Ekkor vettem észre a kádat. A vízcseppeket felfogni hivatott, folyton vízköves üvegparaván csodálatosan csillogott. A kádon és a környékén sehol a vízkő, a csempékről eltűntek a foltok, amiket sosem tudok letakarítani. A férjem fantasztikus munkát végzett, hiszen kitakarította a fürdőszobát. Csak éppen egészen máshogy, mint ahogyan én képzeltem volna.

Meg kell tanulnunk eldönteni: az a fontos, hogy minden feladat pontosan úgy legyen elvégezve, ahogyan mi végeznénk, vagy esetleg elég jó az is, ha el van végezve? Mi számunkra a valódi érték: a tökéletesség vagy az élhetőség?

Az a fontosabb, hogy kettesben tölthessünk egy estét a párunkkal, cserébe a bébiszitter nem biztos, hogy a mi módszereinkkel ringatja álomba a gyerekeinket, vagy fontosabb a gyerekek jólléte, viszont feláldozzuk az egymásra hangoltságunkat.

Talán már sejthető, hogy a delegálás – illetve annak hiánya – elsősorban nem időstrukturálási kérdés, hanem önismereti.

Hogyan állok saját magamhoz? Képes vagyok „csak” 80%-ot adni a kevésbé lényeges területeken? Mihez, kihez szeretnék hűséges lenni? Tökéletesnek kell lennem vagy elégnek? Hova helyezem az életemben a fókuszt? Realitás-e az, ha életem minden területén 150%-ot szeretnék teljesíteni? Megadom-e magamnak a hibázás, a kudarc lehetőségét? Tudok-e erre fejlődési lehetőségként tekinteni? Kinek akarok megfelelni a tökéletes otthonnal, gyerekkel, munkával, családdal, kinézettel?

Hogyan segíthet a delegálás a hatékonyabb időgazdálkodásban és stressz csökkentésében?

Ha képesek vagyunk kiengedni a kezünk közül egyes feladatokat és felelősségi köröket, akkor rengeteg időnk szabadul fel arra, ami valóban fontos számunkra.

Lehet, hogy a 40 órás munkahét után az óvodai kézműves vásárra nem készítünk portékát, hanem más anyákra hagyjuk, helyette azonban elmegyünk edzeni és türelmesebb szülei leszünk az ovisnak. (És esetleg vállaljuk az árusítást, amit a kicsi gyerekkel otthonlévő anyukák nehezebben vállalnak.)

Olyan helyekre vihetünk az életünkben energiát, ahonnan korábban hiányoltuk. Olyan dolgokra lesz időnk, amelyek építenek, töltenek, erősítenek bennünket. Az idegrendszerünk a túlhajszolt megfelelési kényszer helyett egy lecsillapodott, békés rendszerben fejlődhet és támogathat bennünket. Ennek pedig számos egészségügyi előnyén túl – csökkenő stressz, pulzus, vérnyomás, szénhidrátéhség – társadalmi-szociális hatása is keletkezik: a nyugodt, stresszmentes ember ugyanis képes másokat tartani, amikor azok nehézségekkel küzdenek. Képes meghallgatni anélkül, hogy az órájára pillantgatna. Képes kilépni önmagából és a másik mellé állva, őt átkarolva együtt lenni a másikkal örömben és bánatban. Képes észrevenni a szükséget. Képes észrevenni a bőséget, és másokat odavezetni. Képes megélni a hálát, a jelent, a jóra teremtettséget.

Hogyan kezdjünk neki?

Az egyik kedvenc coaching eszközöm a braindump, azaz agytakarítás. Ez az egyszerű gyakorlat segít kiüríteni a fejünkből azt a sok-sok-sok-sok nyomasztó, figyelemért kiáltó, aludni nem hagyó feladatot, kapcsolatot, tervet, megoldandó ügyet, amelyek állandó stresszben-lázban tartják az idegrendszerünket.

Csupán egyetlen fehér papírra van szükségünk és egy kis csendre, hogy „kipakolhassuk” a papírunkra mindazt, ami a fejünkben zűrzavart okoz.

Nem kell szisztematikusan írni és az sem baj, ha nem kerül fel minden: az orvosi vizsgálatról lehet, hogy a lakásfestésre asszociálunk vagy éppen a régóta halogatott szakirodalom elolvasására, esetleg a közelgő szülinapi ünnepség megszervezésére.

Írjunk addig, ameddig csak jól esik, és amíg úgy nem érezzük, hogy a legfontosabbakat papírra vetettük. Ez a feladat már önmagában is csökkentheti a nyomást rajtunk, de ez még csak az első lépés a delegálás felé.

A jó öreg Eisenhower-mátrix

Stephan Covey A kiemelkedően sikeres emberek 7 szokása című, mára bestsellerré vált könyvében írta le először ezt a módszert, mely nevét az USA híresen hatékony tábornokáról kapta, aki gyakran mondogatta: „Ami fontos, az ritkán sürgős, és ami sürgős az ritkán fontos.”

Covey négy ablakot vázolt fel: 1. sürgős és fontos, 2. nem sürgős de fontos, 3. sürgős de nem fontos, 4. nem sürgős és nem fontos.

Az agytakarítás során kipakolt kis „feladatcsomagjainkat” rendezgessük el a fentiek szerint! Mi az, ami nem tűr halasztást? Mi az, ami valójában nem is érdekel minket, csak nem húztunk elég erős határt? Mi az, amit valóban szeretnénk? Mi az, ami macera, de meg kell csinálni?

Tényleg olyan fontos a nagymama születésnapjára tökéletes ajándékot találni? Valóban sürgős a főnökünknek elkészíteni a kimutatást vagy esetleg várhat egy kicsit/továbbadható? Mindenképpen le kell még májusban mosni az ablakokat vagy eltolhatjuk a nyári szünetre is?

Ha készen vagyunk, mindent elrendezgettünk, azonosítsuk be a csoportokat az alábbiak szerint:

1. Csináld meg most azonnal! (Vagy tervezd be a következő napokba!)

2. Tervezd be, mikor csinálod meg a jövőben! (Légy reális és őszinte ezek fontosságával kapcsolatban!)

3. Delegáld! (Add át annak, akit kompetensnek tartasz elvégezni!)

4. Engedd el, dobd ki! (Ezek az energiaölő feladatok. Ha őszinte vagy, sosem fogod megcsinálni őket.)

Hogyan találjuk meg a megfelelő embereket vagy eszközöket a delegáláshoz?

Sokszor nehéz delegálni, mert nem bízunk másokban. Máskor úgy érezzük, nekünk kell megcsinálnunk, különben sérül a magunkról alkotott képünk.

Sokan ragadunk bele gyerekkorból vagy akár transzgenerációsan hozott parancsokba és hiedelmekbe: az a jó ember, aki mindent megold. Akkor leszek sikeres, ha nem kérek segítséget. Akkor vagyok elfogadható, ha életem minden területe közel tökéletes. Az az igazi keresztény, aki minden vasárnap ott van a misén és még feladatokat is vállal.

Vagy éppen nehezen adjuk ki a kezünkből a kontrollt. Előfordulhat, hogy az, akinek továbbadnánk a feladatot, elzárkózik. (Ebben az esetben fel kell tennünk a kérdést, kinek fontos a feladat valójában.) Sőt, megesik, hogy csak nem találjuk a megfelelő szavakat ahhoz, hogy a másikat „táncba hívjuk”.

Ebben az esetben érdemes elgondolkodnunk, hogyan tudnánk a szükségleteinkhez jobban hozzáférni és asszertíven kommunikálni az igényeinket.

Ezeknek a nehézségeknek egy részét odafigyeléssel fel lehet oldani, vagy éppen érdemes szakemberhez fordulni, mert mélyebben gyökerező problémáról van szó, amelynek feltehetőleg életünk más területein is látszódnak nyomai.

Ha azonban kezeljük az ellenérzésünket és megtanulunk asszertíven, kedvesen, határozottan nemet mondani vagy átadni a felelősséget, bátran bízhatunk benne, hogy hosszútávon erősödnek a kapcsolataink, az önértékelésünk, a kommunikációs készségünk, felszabadul az időnk azokra a dolgokra, amelyek után most csak vágyakozunk, kiegyensúlyozottá válnak az egyes életterületeink és békességben élnek egymással az énrészeink.

A delegálás segítségével nem csupán boldogabb életet élhetünk boldogabb társaságban, de szabadabban tudjuk beteljesíteni azt a küldetést is, amelyre meghívást kaptunk. Vágjunk bele bátran, legyünk a delegálás művészei!