Új Város Flow-ban

Tavaly januárban izgalmas fába vágtuk a fejszénket, amikor jelentkeztünk a Flow Alapítvány „NonProfitok Flow-ban” felhívására. Abban biztosak voltunk, hogy szeretnénk kicsit jobban átlátni a működésünket és hatékonyabban előre gondolkodni, valamint célközönségünk újragondolását is célul tűztük ki, hogy ezáltal – a mai kor igényeit figyelembe véve – még több olvasóhoz eljusson üzenetünk. A Flow Alapítványtól mindezeket szem előtt tartva jelentkezett két önkéntes, Fekete Klaudia coach és kommunikációs szakember, valamint Balog Ádám szervezetpszichológus – maguk is hozzánk hasonló értékrendet vallanak, akikkel talán emiatt is hamar megtaláltuk a közös hangot.

Rugalmasság

Az Új Város csapatának struktúrája az elmúlt évben jelentősen átalakult, ezért kértük Klaudiát és Ádámot, hogy az eredetileg tervezett tavaszi kezdés helyett szeptemberben indítsuk el a szervezetfejlesztési folyamatot. Sűrű munkarendjük ellenére így is vállalták, sőt, plusz alkalmat is be tudtunk iktatni, amikor úgy éreztük, szükség van rá.

A rugalmasságra természetesen a mi részünkről is szükség volt. Főszerkesztőnk, Kati, ezt így fogalmazta meg: „Kedvesek voltak a kollégák, részben az én munkaidőmhöz igazították az időpontokat, a többi napra pedig szabadságot vettem ki. Örültem, hát hogyne örültem volna a Flow képzésnek,

minden munkahelyemen szerettem, ha külsős munkatársak segítették a folyamatokat.

Közben ez egybeesett a személyi változásokkal, azzal, hogy friss munkaerőt is kaptunk az Új Városhoz, ugyanakkor az online újság tartalmi részénél egyszerre félelmetesen megfogyatkozott a humán erőforrás, azaz több munka jut mindannyiunkra, miközben – mily meglepő! – az életünk a többi területen sem áll meg. Mivel külső szakértők számítottak a jelenlétünkre, mindent megtettünk, hogy vidékről és Budapestről személyesen ott legyünk, vagy legalább online bekapcsolódjunk… Gergő Gántról, Kinga Egerből vett részt!”

Belső kommunikáció

Már az első workshopon kiderült, hogy a megújult csapatban bizony, nem mindig működik minden egyértelműen, és bár a lehető legnagyobb jóindulattal közelítünk egymás felé (ezt a vállalati szférában egyébként igen ritka értéket Ádám nem győzte hangsúlyozni), mégis rendszeresen előfordulnak félreértések és kihagyott lehetőségek, amelyek a kommunikáció hiányából fakadnak.

Én tavaly október óta dolgozom az Új Városnál pályázati asszisztensként, de a forrásteremtés mellett cikk- és könyvfordítással is foglalkozom. Emiatt a szervezeten belül szinte mindenkivel van valamilyen munkakapcsolatom, és nagy előrelépésnek tartom a különböző munkacsoportok (menedzsment, könyvek, online újság szerkesztése, forrásteremtés, marketing) átláthatóbbá válását, valamint az azokon belül és az azok között, részben újonnan bevezetett rendszeres online megbeszéléseket. Emellett az e-mailes és telefonos kommunikációnk is javult, hiszen végre volt lehetőség és idő tisztázni nehézségeinket, preferenciáinkat – azóta például, Gergő szerkesztőnkkel az élen, mindenki sokkal elszántabban válaszol az e-mailekre.

Külső kommunikáció

A képzés egyik legnagyobb kérdőjele számunkra az Új Város külső kommunikációjának megújítása volt. Régóta szeretnénk fiatalítani a célközönségünket, de a visszajelzések alapján írásaink kevéssé jutnak el azokhoz, akikhez adott esetben szeretnénk. Kinga szeptember óta dolgozik nálunk nemcsak mint grafikus és tördelő, hanem mint marketingért felelős munkatárs. Az ő munkájának és a Flow-alkalmakon megfogalmazottaknak köszönhető, hogy az elmúlt hónapokban a Facebookon megerősödött a jelenlétünk.

Ezen a területen hosszú út áll még előttünk, de Klaudiától rendkívül praktikus tanácsokat is kaptunk. „Nekem személyesen az egyik fő újdonság, hogy akár a komfortzónámat átlépve tegyem bele a részem a brandépítésbe, például a személyes üzeneteinkkel. Hisz azt érzem,

az Új Város olvasói nem csupán »felhasználóink«, »ügyfeleink«, hanem tehetünk azért, hogy egyre többen, olvasók, könyvvásárlók, támogatók egy csapat részének érezzék magukat

– fogalmazta meg Kati, azt hiszem, többünk gondolatát.

Kezdeti szkepticizmus és megvalósítás

Az Új Város vezetője, Eszter így vall a képzésről: „Aki járt szeptember és november között a székhelyünkön, láthatta a kiragasztott lapokat, színes cetliket, táblázatokat és ábrákat, melyek árulkodtak a munkáról, amit végeztünk. Bár van bennem egy eredendő szkepticizmus a »módszerek« – bármilyen módszer – iránt, be kell ismernem, hogy nagyon sokat okultunk magunkról mint munkaközösségről, végiggondoltuk a közelebbi és távlati céljainkat, igyekeztünk eszközöket is meghatározni az elérésükhöz. Már maga az a tény, hogy 5×4 órát szántunk csak arra, hogy értékeljük eddigi munkánkat és tervezzük a jövőt, előre lendített minket. Jó volt a képzők, Klaudia és Ádám tekintetén keresztül kívülről ránézni az Új Városra, és felfedezni olyan értékeit, amelyek eddig rejtve maradtak előttünk.”

Technikai hátterünket biztosító és elemzésekkel (látogatottság, piackutatás stb.) foglalkozó munkatársunk, Peti is hasonló gondolatokkal indult, mint Eszter, de a végén így nyilatkozott: „Számomra két meghatározó eredménye volt a találkozásoknak. Az egyik, hogy rendszerezni tudtuk azt a tudást, ami a fejünkben volt, az elképzeléseinket és ami a legfontosabb, hogy együtt tudtunk róla gondolkodni. A másik tanulság, hogy sikerült az erőforrásainkat kicsit távolabbról megvizsgálni, elemekre szedni és újra összerakni. Kicsit olyan volt ez, mint amikor a szőlőt metsszük.

Bízom benne, hogy az alkalmak új lendületet adnak nekünk és jövőre már az új bort széles közönséggel együtt élvezhetjük.

Csapaterősítés

A közös munka talán leginkább kézzelfogható „élménye” és hozadéka, hogy végre hosszabb időt tudtunk eltölteni együtt gondolkodva. Mivel feladatainkat többnyire otthonról látjuk el, és keveset járunk be az irodába dolgozni, meglehetősen ritkán találkozunk személyesen. Többen jól ismerjük egymást a Fokoláre Mozgalom közösségeiből (ami fontos erősségünk a munkahelyi kapcsolatainkban), de mint munkatársak, leginkább az online térben látjuk egymást. Így fordulhatott elő például, hogy Petivel most először volt alkalmunk egy légtérben köszönteni egymást.

Kinga kiemelte: „Jó volt átélni, hogy milyen jó, ha kimondásra, megfogalmazásra kerülnek dolgok, mennyivel egyértelműbb lesz minden. Érdekes volt a kapott rendszereken belül gondolkozni, jó volt látni, hogy letisztulnak dolgok és együtt rá tudunk nézni sok mindenre. Izgalmas volt közösen játszani egy problémamegoldós játékot és látni, ki hogyan reagál bizonyos helyzetekre. Szerintem sokat épültünk mint csapat ezekből az alkalmakból!”

Gergő így írt a csapatépítésről: „Jó volt hallani a visszajelzést a képzést tartó Klaudiától és Ádámtól, hogy nagyon meglátszik a közöttünk lévő szoros kapcsolat, kötelék! Ez más, profi megacégeknél iszonyatos energia- és pénzbefektetés mellett is nehezen tud megvalósulni. Nálunk alap és adott az egymás iránti bizalom, a közös értékrend, és nem utolsósorban a közös cél, az Új Város üzenetének közvetítése iránti elkötelezettség.”

Ami pedig a jövőt illeti, továbbra sem dőlhetünk hátra. A képzésen ugyan a piaci ár töredékéért vehettünk részt, a ráfordított idő mégsem elhanyagolható. Munkatársaink közül többen fél- vagy mellékállásban dolgoznak az Új Városnál, miközben a legtöbben többgyerekes szülők, így a sok megfogalmazott elképzelés, feladat gyakorlatba való átültetése kihívást jelent – mind idő, mint anyagi és humánerőforrás szempontjából. Eszter soraival zárva: „Hogy az eredmény, a megvalósulás is javul-e majd, az idő megmutatja, örülünk, ha kapunk visszajelzéseket! Mi, mint kis munkaközösség, mindenképpen gazdagodtunk, szorosabb lett köztünk a kapcsolat és jobb lett az egymás közötti kommunikációnk is.”